Få nettside, regnskap og CRM til å snakke sammen uten dobbeltarbeid

Hvorfor systemene ikke snakker sammen

Systemene i en virksomhet blir sjelden valgt samtidig. Regnskapet kom først, nettsiden ble laget av et byrå, bookingen er et abonnement noen fant, og CRM-et ble innført da salget vokste. Hvert system er valgt for å løse sin egen oppgave, og hvert av dem har sin egen kundeliste. Ingen har bestemt hvilket system som er fasit for kundens adresse, for ordrens status eller for hva som er betalt.

Da blir mennesker limet mellom systemene. Noen eksporterer, kopierer og taster inn på nytt. Det fungerer så lenge volumet er lavt og den som kan rutinen, er på jobb. Feilene oppstår i overgangene: en ordre som aldri ble overført, et organisasjonsnummer med ett siffer feil, frakt ført som rabatt i det ene systemet og som linje i det andre, eller samme kunde registrert to ganger med ulik stavemåte.

Rotårsaken er altså ikke at noen jobber dårlig. Det er at dataflyten aldri ble bygget, bare overlatt til manuell innsats.

Hvordan vi løser det

Vi starter med å kartlegge flyten, ikke systemene. Hvor oppstår en ordre, en booking eller en ny kunde? Hvor skal den videre, og hvilket system skal eie hvilken opplysning? Når det er avklart, bygger vi koblingen i kode mot systemenes API-er. Se hvordan på integrasjoner.

Vi velger én flyt først: den som gjentas oftest og koster mest når den blir feil. Ofte er det ordre fra nettsiden til regnskapet, eller bookinger som skal videre til dem som leverer. Les mer om bookingsystem med betaling.

Koblingen skal tåle at et system er nede. I en B2B-nettbutikk vi bygger for en kunde, går bestillinger til PowerOffice Go via en utboks: ordren og beskjeden om at den skal til regnskapet lagres i samme operasjon, en planlagt jobb sender den videre, og feiler overføringen, blir den liggende og vises i admin med en knapp for nytt forsøk. Prosjektet er ikke lansert ennå, men mønsteret er det samme uansett hvilket system som står i andre enden. Detaljene står i svaret om kobling mot Tripletex og PowerOffice.

Der det går an, fjerner vi inntastingen helt. I samme prosjekt hentes bedriftsopplysninger fra Brønnøysundregistrene ut fra organisasjonsnummer eller navn, så ingen trenger å skrive adressen av.

Etter lansering må noen følge med når et API endrer seg eller en overføring feiler. Det avtaler vi som en del av vedlikehold og videreutvikling, med tydelig skille mellom hva vi gjør og hva dere gjør selv.

Er det valget av leverandør, eierskap til koden og sikkerhetsarkitekturen du har ansvaret for, er siden for IT-ledere skrevet for deg.