Kan bestillinger fra nettbutikken gå automatisk til regnskap og lager?

Manuell inntasting av ordrer er en av de vanligste tidstyvene i en nettbutikk som vokser. Det fungerer med ti ordrer i uka, men ikke med hundre. Feil i inntastingen gir feil lagerstatus, feil faktura eller en kunde som venter på en vare som ikke finnes.

Hva må til?

De fleste regnskaps- og lagersystemer har et API som lar nettbutikken opprette ordrer, kunder og fakturaer. En integrasjon sender ordren over når betalingen er godkjent, med det systemet trenger:

• kunde og leveringsadresse
• varelinjer med antall, pris og mva.-sats
• frakt og eventuelle rabatter
• betalingsmåte og referanse

Hvor enkelt det er, avhenger av hvilke systemer dere bruker og hvor ryddige produkt- og kundedataene er på begge sider. Derfor starter vi med å kartlegge dette før vi lover noe.

Hvordan vi bygger det så det holder

Den vanlige feilen er å sende ordren direkte og håpe at regnskapssystemet svarer. Gjør det ikke det, forsvinner ordren uten at noen merker det. I en B2B-nettbutikk vi bygger for en kunde, legges hver ordre først i en kø i databasen. En planlagt jobb sender ordrene videre til regnskapet, og feiler en overføring, vises den i admin med en knapp for nytt forsøk. Prosjektet er under utvikling, men mønsteret er det samme vi anbefaler for alle.

Noen prinsipper vi følger:

• Beløp regnes på serveren, aldri i nettleseren, slik at det som går til regnskapet, stemmer med det kunden betalte.
• Betalingsvarsler håndteres slik at samme ordre ikke registreres to ganger, selv om betalingsleverandøren sender varselet flere ganger.
• Integrasjonsnøkler lagres kryptert, ikke i klartekst i koden.

Må vi bytte nettbutikk for å få det til?

Ikke nødvendigvis. Mange plattformer har ferdige koblinger, og der de holder, bør du bruke dem. Der de ikke gjør det, kan en egen integrasjon legges på den løsningen du har. Er nettbutikken bygget av oss, er det en del av vedlikehold og videreutvikling. Skal du bygge ny, tar vi koblingen med fra starten i et betalingsklart nettsted.