Hvilken manuell rutine bør vi automatisere først?

Den beste første kandidaten er rutinen som gjentas oftest, følger faste regler og koster mest når den blir feil. Hos mange virksomheter er det overføringen av ordrer eller bookinger fra nettsiden til regnskapet, eller kundedata som skrives inn både i regnskap og CRM. Det lønner seg å bygge én slik flyt ferdig, med varsling når noe feiler, før dere går videre til neste.

Tre spørsmål som peker ut kandidaten

1. Hvor ofte skjer det? En overføring som gjøres hver dag, gir mer igjen enn en som gjøres hvert kvartal.
2. Følger den faste regler? Hvis samme person alltid gjør det samme, kan en maskin gjøre det. Krever hver sak skjønn, er den en dårlig førstekandidat.
3. Hva koster en feil? En feil i en faktura eller en ordre som aldri kom fram, koster mer enn en skrivefeil i et internt notat.

Rutinen som scorer høyt på alle tre, er der dere bør starte.

Typiske førstekandidater

• Ordre til regnskap: bestillingen fra nettbutikken eller bookingen legges inn i regnskapssystemet med kunde, linjer, mva og frakt.
• Kunder til CRM: nye kunder og henvendelser havner der salg og kundeservice jobber, uten at noen kopierer dem.
• Bedriftsopplysninger: navn og adresse hentes fra Brønnøysundregistrene ut fra organisasjonsnummer, i stedet for å tastes inn.
• Beskjed til dem som leverer: en ny booking eller ordre sendes automatisk videre til den som skal utføre jobben.

Dette bør dere vente med

Flyter med mange unntak, regler som endrer seg ofte, eller oppgaver som skjer sjelden, gir lite igjen som første prosjekt. De kan automatiseres senere, når den første koblingen er i drift og dere ser hvordan den oppfører seg.

Slik kartlegger vi

Før vi gir tilbud, går vi gjennom rutinen sammen med den som gjør den i dag. Vi ser på hvor dataene oppstår, hvilke systemer de skal til, om systemene har API, og hvilket system som skal være fasit for hver opplysning. Dere får en skriftlig beskrivelse av omfang, forutsetninger og prismodell før noe bygges.

Les mer om hvordan vi bygger koblinger på integrasjoner, hvordan bookingsystem med betaling henger sammen med resten, og hvordan vi følger opp etter lansering på vedlikehold og videreutvikling. Gjelder det regnskapet, se også svaret om Tripletex og PowerOffice.